教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公

  • 2020-07-12

Google日曆是目前最多人使用的免费、云端行事曆服务之一,尤其当需要在电脑、手机、平板等不同装置同步自己的行程时, Google日曆是一个最好的「汤底」,把行程都储存在 Google日曆来方便在不同地方获得自己的行程,例如各式各样的行事曆App中:「从时间管理情境推荐8款Android行事曆App比一比」。

不过,对很多朋友来说,可能也会觉得Google日曆乍看之下好像很简单,甚至太过阳春,所以当汤底很好,要真的煮成一锅料理,或许还需要其他工具的帮忙,例如虽然汤底在Google日曆,但是平常管理时却在功能更丰富的Sunrise中料理行程。

然而Google日曆真的像外表看起来的一样这幺阳春吗?

其实不是,在Google日曆朴实无华的功能中,拥有很多最佳化个人行程,增加团队合作效率的隐藏功能,只是我们不一定会发现。所以今天这篇文章,要从我长期使用Google日曆,并且真的主要在Google日曆上完成进度管理的经验,跟大家分享那些Google日曆中的隐藏功能与应用情境。

两年多前在电脑玩物写完「Google日曆 最佳化:在忙碌琐事中有效率掌握最重要行程」一文后,一来时间久了、功能更多了,二来我自己的时间管理想法、方法也有改变,所以今天想要从活用Google日曆隐藏功能的角度,重新分享我自己怎幺最佳化Google日曆行程管理的方法:

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公

1. 聚焦当下:把过去的活动暗化

Google日曆上排满了行程,但是逝者已矣,来者可追,我们应该聚焦在现在与未来的行程,让过去的行程留下备查的纪录即可。要怎幺在Google Calendar上展现这样的视野呢?

Google日曆中可以暗化我们过去的行程安排,于是就让今日与未来的行程在日曆中看起来「发亮」,从而在检视日曆时,总能先聚焦在当下。

只要进入你的Google日曆一般设定中,就可以找到活动暗化处理的选项。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 2. 适合你的工作週期:设定显示的週数期间

每个人的工作型态可能有不同的「进度週期」,而我们其实是依照自己的进度週期在规划工作。例如记者要执行一个专栏企划的週期可能是一个礼拜,我会在一个礼拜内完成发想、研究、採访、写作工作。但是老师要完成每一次课程规划的週期可能是两个礼拜,这个礼拜就要开始为下个礼拜的课程做好準备。

依据我们不同的工作週期,可以在Google行事曆上设定我们惯用的「工作区间」。例如我现在把我的工作区间设定成三週,每次打开日曆我可以查看前一週完成的进度,执行这一週的计画,并且準备下一週的资料。

如何设定?请参考「Google Calendar日曆自订检视」教学。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 3. 知道时间是有限的:加快会议进行

开会是必要的,但开会的目的是决定下一步行动,所以应该帮会议制定很明确紧张的时间安排,让我们在讨论时可以就事论事,透过时间的紧张感来减少岔题的散漫,以制定接下来的任务为首要目标。

Google日曆有一个很不错的设计就是「少10分钟的会议安排」,每一次当我们想要安排一个小时会议时,Google日曆自动把时间设定成50分钟,这提醒了我们时间的宝贵、紧凑,也预留了让我们不会把时间挤爆的空档。

你可以在Google日曆一般设定中,找到「预设活动持续时间」,试试看不要把时间排满,反而让你工作更有弹性,也工作更有效率。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 4. 留给自己多少时间?隐藏凌晨与深夜时段

你会在凌晨或深夜时间安排工作吗?除非不得已的原因,例如你的客户在国外就是要深夜上线,要不然一开始就给自己一种:「反正正常时间做不完,我可以晚上再做」的弹性,那幺我们就很容易鬆懈,真的把更多事情留到晚上做。

所以更好的做法是,一开始严格规定自己晚上时段不要安排事情,这样反而帮自己留下余裕(延伸阅读:PIANO慢慢来,义大利口头禅教我的五个工作哲学)。

这也是我常常说要给自己留下「神圣时间」的时间管理关键技巧,而在Google日曆里,可以预先设定好把晚上时段隐藏起来,这样再安排时间时,就可以先不考虑这些神圣时间(当然,硬要安排进去行程也依然可以)。

如何隐藏?可以参考「隐藏Google日曆凌晨深夜工作时间」的教学。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 5. 帮大家準备好资料:加入Google云端硬碟档案

在「一人之力为什幺可以有团队之效」的文章中,我分享了自己Google为圆心的工作策略,因为Google各服务之间是连动的,所以可以把我们的不同工作串连起来、整合在一起。

例如当我在Google日曆中邀请伙伴在下週参与一个会议时,我可以在Google日曆里「直接插入」来自Google云端硬碟的档案、文件,提供他们下週会议需要的资料。

大家的行事曆都是同步的,于是当我这样做时,伙伴的行程里就会出现我提供的文件资料,而且来自同步更新的Google云端硬碟,我也就省下还要用邮件反覆沟通的时间,又确保大家都看到档案,都会在会议前获得準备好的最新资料。

在Google行事曆中的「研究室」中,开启「活动附件」功能,就可以让你在编辑行程时,增加一个「附件」的选项,这个附件可以让你连结Google Drive中的文件,同步分享给你邀请的伙伴。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 6. 会议室不一定要在办公室:加入Hangouts视讯会议

同样的,会议不一定要在实体的会议室开,如果伙伴之间不在同一个办公室,我们可以利用Google Hangouts来进行10人以内的免费视讯会议。

而当在Google日曆中安排了一个会议行程时,我可以在这个行程里直接插入Hangouts会议邀请,这样一来当会议时间到达时,每个人都会收到通知,并且可以直接打开行程里的连结,加入Hangouts云端视讯会议。

相关操作的教学,可以参考我的另一篇文章:「Google Hangouts即时通更适合工作沟通的9个好理由」。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 7. 待办处理邮件:插入Gmail邮件工作表提醒

我们甚至可以用Google日曆来管理Gmail里的邮件,当收到不需要当下处理,而是下週要提醒我处理的邮件时,我会把这封邮件「插入」Google日曆中,这样到了下週,就可以在行事曆上看到这个邮件处理提醒。

要怎幺做到呢?其实就是利用Gmail裏的Google工作表,把待办邮件加入你的Google工作表,并且设定日期,他就会出现在你的Google行事曆上。

相关教学可以参考「Google Tasks工作表的10个待办事项管理方法心得建议」一文。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 8. 更多元的生活时间管理:显示农曆

在很多人的日常生活中,农曆都是一个重要的需求,很多我们的习俗仪式,需要透过与农曆日期的搭配来行动。

而这时候在网页版的Google日曆中,其实可以直接显示农曆日期与节气。

相关教学可以参考我的这篇文章:2014行事曆台湾假日与农曆新增Google日曆、手机完整教学

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 9. 减少多余与错误的沟通:查看双方是否有空

团队合作里,每个人的工作时间不同、任务安排不同,有空的时间也不同,这时候当需要一起合作时,如何更有效率的、更準确的知道彼此有空的时间?

Google日曆提供了多种「交换彼此有空日期」的方法,对于要约开会时间,安排共同活动是一个有效的工具,而且云端即时同步,可以即时看到彼此真的有空的空挡,反而避免了互相询问时可能遗漏误记等风险,可以更确实地做好多人时间安排。

完整的步骤教学可以参考电脑玩物「不再约错时间!如何从Google日曆即时确认对方有空」一文。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 10. 可以当作讨论区的行程:Google活动与Google日曆

有一个大家比较少用的功能也可以跟Google日曆整合,那就是「Google活动」。前一阵子去意大利旅行时,我把旅游行程设定成Google活动,然后邀请同行者加入,在Google活动中可以像是讨论区一样讨论行程,并且旅游后可以在Google活动里一起上传照片。

但是Google活动最棒的就是会同步到Google日曆上,哪一天的活动就会出现在那一天的行事曆,并且连结到Google活动的讨论区、照片上传区。

如果一个团队工作不只要安排出进度时间,还希望可以在日期到达前进行多人讨论分享,那幺用Google活动建立小团队事件,让事件同步到Google日曆上就是一个好方法。

教你如何「偷」到更多时间:10个Google日曆机密功能大公电脑玩物 小结:

以上,就是这几年来,我在使用Google日曆时会运用的10个进阶功能,善用他们,就可以在时间管理上帮我们更有效率,团队沟通更便捷,也就帮我们偷到更多自己可以运用的时间。




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